Was einst die Arbeit deutlich erleichterte, entpuppt sich für viele heute als echter Fluch: Die E-Mail (mal abgesehen von unseren eigenen ;-))! Kein Wunder, quellen E-Mail-Postfächer doch regelmäßig über. Insbesondere nach der Rückkehr aus dem wohlverdienten Urlaub lauert der Horror bereits im elektronischen Postfach und die so wertvolle Erholung ist im Handumdrehen futsch. Aber das muss nicht sein. Hier finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie sich endlich von der ungesunden E-Mail-Flut befreien und deutlich entspannter arbeiten können:
1. Schalten Sie in Ihrem E-Mail-Client die automatische Benachrichtigung bei neu eingehenden E-Mails aus
Jede von einer eingehenden E-Mail ausgelöste Benachrichtigung bedeutet eine Unterbrechung Ihrer Konzentration. Denn Ihr Auge folgt der Bewegung unten rechts im Bildschirm. Und die Gedanken folgen Ihrem Auge. Schon ist Ihre Konzentration dahin, die Arbeit unterbrochen und Sie haben das Gefühl, keine Ihrer Aufgaben sorgfältig und konzentriert zu Ende bringen zu können. Logisch, denn Studien haben gezeigt, dass wir nach jeder Unterbrechung zwischen sechs und neun Minuten benötigen, um uns wieder in unser bisheriges Thema einzudenken. Schon bei zehn Unterbrechungen durch E-Mail-Benachrichtigungen am Tag verlieren Sie also zwischen 60 und 90 Minuten wertvoller Arbeitszeit. Es lohnt sich also, die automatische Benachrichtigung auszuschalten.
2. Lesen Sie Ihre E-Mails nur drei bis fünf Mal am Tag
Sammeln Sie alle im Tagesverlauf eingehenden E-Mails in Ihrem Postfach und bearbeiten Sie diese, je nach Volumen, täglich ausschließlich an drei bis fünf festen Terminen; etwa am Morgen, Mittag und kurz vor Feierabend. Setzen Sie sich dabei zum Ziel, sich mit jeder E-Mail möglichst nur einmal zu befassen. Konkret bedeutet dies: Unwichtige E-Mails werden sofort gelöscht. Einfach zu beantwortende E-Mails werden kurz und bündig beantwortet und danach sofort in den dafür angelegten Ordner verschoben. E-Mails mit komplexeren Anfragen werden in ein Zwischenpostfach verschoben, um später – wenn Sie Zeit zu ihrer ausführlichen Beantwortung finden – von Ihnen bearbeitet zu werden. Vielleicht fragen Sie sich jetzt: „Wie soll ich meine E-Mails nur dreimal täglich lesen und beantworten?“ Gegenfrage: „Was passiert denn, wenn Sie in einem Termin sind?“ Sie sehen also, es geht. Vorausgesetzt: Sie sind bereit etwas zu Ihrem Vorteil zu verändern.
3. Setzen Sie Auto Reply häufiger ein
Nutzen Sie effizienter die Möglichkeiten, die Ihnen die Auto Reply-Funktion Ihres E-Mail-Clients bietet. Nicht nur während längerer Abwesenheit, etwa während Ihres Urlaubs, sondern auch bei kurzen Terminen entlasten Sie sich so ungemein. Erstens erhält der E-Mail-Schreiber sofort ein Feedback von Ihnen, wann er mit Ihrer Antwort rechnen kann. Zweitens haben Sie mit dieser Funktion auch die Chance, Anfragen zu delegieren. Etwa indem Sie in Ihrer automatischen Antwort alternative Ansprechpartner nennen, die Anliegen während Ihrer Abwesenheit ebenfalls zur Zufriedenheit des Anfragers erledigen können.
4. Schreiben Sie kurz und bündig
Im geschäftlichen Umfeld empfangene E-Mails gehören zur Geschäftspost. Verfassen Sie Ihre E-Mails daher entsprechend: Verzichten Sie auf ausufernde, blumige Formulierungen und fassen Sie sich kurz und präzise. So sparen Sie Ihre Zeit und die des Empfängers. Bei größeren Unternehmen empfiehlt es sich, verbindliche Regeln für Geschäfts-E-Mails zu formulieren.
5. Nutzen Sie die Betreffzeile effektiver
Viele Fragen lassen sich bereits in der Betreffzeile stellen. Unsere Empfehlung daher: Nutzen Sie statt unspezifischer Betreffs wie „Anfrage“ oder „Huhu“ schon in der Betreffzeile die Möglichkeit, Ihr Anliegen und seine Relevanz zum Ausdruck zu bringen. Der Empfänger Ihrer E-Mail kommt damit schneller ins Thema, spart Zeit und antwortet Ihnen im Idealfall auch schneller.
6. Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Postfach
Nutzen Sie die Möglichkeit, Unterordner in Ihrem Posteingang anzulegen. Sie schaffen Struktur, erleichtern Ihre Arbeit und sparen Zeit. Denn alle beantworteten E-Mails werden von Ihnen in die entsprechenden Ordner verschoben und sind dort bei Bedarf schnell auffindbar. Setzen Sie es sich zum Ziel, bei Feierabend einen leeren Posteingang zu haben. Sie werden sehen, auf einmal verschwindet das Gefühl, nicht alles erledigt zu haben.
7. Ade CC
Hand auf‘s Herz: Muss jeder Kollege und Vorgesetzte immer über alles informiert werden? Und daher bei Mails in Kopie genommen werden? Oder handelt es sich dabei oftmals um eigene Unsicherheit? Unser Tipp: Sagen Sie Ade zum CC. Wirklich wichtige Vorgänge leiten Sie besser an den entsprechenden Kollegen weiter und machen dabei Anmerkungen, die ihm helfen, den Vorgang schneller nachvollziehen zu können. Sie entlasten damit sich und Ihre Arbeitskollegen.
8. Analysieren Sie den Inhalt Ihres elektronischen Postfachs kritisch
Haben Sie sich eigentlich schon einmal die Zeit genommen und den Inhalt Ihres Posteingangs sorgfältig analysiert? Es lohnt sich, dies zu tun. Oftmals machen Sie dabei interessante Entdeckungen: Zum Beispiel, dass nur ein Bruchteil der von Ihnen empfangen E-Mails für Sie wirklich Relevanz besitzt. Misten Sie doch einfach Ihr Postfach aus und bestellen Sie unnötige Newsletter ab.
9. Wollen Sie in Ihrer Freizeit immer erreichbar sein?
Gönnen Sie sich private Ruhezeiten und schalten Sie ruhig einmal ab. Ihrer Gesundheit und Ihren Lieben zuliebe. Und sollte Sie dabei das schlechte Gewissen plagen: Früher waren die, die wirklich wichtig waren, immer erreichbar. Heute ist wichtig, wer nicht permanent erreichbar ist.